Avec la numérisation, la digitalisation et l’automatisation des processus, les services de ressources humaines évoluent vers un nouveau métier, vers un rôle plus central au sein de l’entreprise.
Encore faut-il que celle-ci ait bien préparé une transformation digitale inévitable.
Si le pôle RH ne produit bien sûr plus du tout les fiches de paye ou la gestion de congés à la main, il doit maintenant faire face à des défis inédits issus des nouvelles technologies.
La gestion des données au sein de l’entreprise et leur sécurité doivent se situer au cœur des challenges des services RH. De même, les nouvelles technologies rapprochent la gestion du personnel et celle de l’expérience utilisateur, chère aux services marketing.
Voici un petit tour d’horizon des changements auxquels sont confrontés les services de ressources humaines, mais aussi des opportunités qu’introduit au sein des entreprises la transformation digitale.
De nouveaux outils
La montée en puissance des nouvelles technologies a durablement impacté les manières de travailler des services de ressources humaines. Les outils bureautiques, l’automatisation de certaines tâches, les logiciels spécialisés n’ont plus à démontrer leur efficacité. Les tâches journalières des service RH sont facilitées et le suivi des employés plus ciblé.
De nouveaux outils ont aussi vu le jour. Par exemple, un réseau social interne à l’entreprise apporte cohésion, efficacité et rend plus facile la récupération des interrogations des collaborateurs ainsi que les réponses à ces questions.
Et s’il est un service qui connaît l’importance d’une communication interne optimale, c’est bien celui des RH, non seulement pour répondre à la demande des employés mais aussi pour faire le lien avec la direction.
Par ailleurs, les outils digitaux permettent de mieux préparer et mieux réaliser
La création d’un cloud propre à l’entreprise est aussi une avancée majeure qui amène dans la gestion des ressources humaines une flexibilité inégalée.
Les analyses des données issues des échanges internes rendent possibles des rapports quasi quotidiens sur la bonne marche de l’entreprise. Les services RH peuvent ainsi anticiper de futurs problèmes en analysant méticuleusement toutes ces données.
Les logiciels d’analyse de données permettent aussi de faciliter la recherche de collaborateurs. On peut définir plus précisément le poste à pourvoir, sa place, son importance dans l’organigramme de l’entreprise. De même, les RH pourront avoir en quelques secondes sous les yeux les profils des employés déjà présents dans l’entreprise et correspondant au poste. Les recrutements en interne font gagner du temps et de l’argent aux entreprises, c’est prouvé.
Évidemment, le Big Data associé au Cloud pose le problème de la sécurisation des données.
Lors de la crise sanitaire du coronavirus et la mise en place du télétravail, des soucis nouveaux ont émergé autour de cette problématique. En effet, la frontière entre sphère privée et professionnelle est devenue une nouvelle préoccupation à gérer. D’un côté ces deux mondes ne doivent pas empiéter l’un sur l’autre, d’un autre côté, les problématiques de la sécurité des données personnelles et inhérentes au travail ont vu le jour.
Les services RH doivent donc anticiper les soucis de sécurité, y compris au sein du quotidien de l’entreprise, en veillant à ce que toutes les interactions se fassent dans le cadre de la Loi fédérale de la protection des données, et du fameux RGPD (Règlement général sur la protection des données).
Il existe aussi un autre écueil issu de la transformation digitale : le flux massif de ces mêmes données doit être analysé pour séparer le bon grain de l’ivraie, celles qui sont intéressantes des autres. Les services des ressources humaines doivent aussi veiller à ne pas être submergé par cet afflux d’informations.
De nouveaux défis
La digitalisation d’une entreprise vise avant tout à faciliter les processus de travail quels qu’ils soient et augmenter leur efficacité avec deux outils fondamentaux : l’automatisation et la dématérialisation.
Cependant, la transformation digitale introduit aussi un nouveau paradigme au sein de l’entreprise.
La mise en place de Cloud, la rapidité des échanges ou la gestion de projets, par exemple, atténuent petit à petit la vision pyramidale et sectorisée de l’entreprise. Grâce aux outils de gestion intégrée par exemple, une vraie agilité et une réelle collaboration se mettent en place entre le service du marketing et celui de production par exemple. Il y a de moins en moins de cloisonnement entre les services et cette collaboration introduit une transversalité du management nouvelle et d’une efficacité redoutable.
Là aussi, les services de RH sont aux premières loges de cette nouveauté.
Pour schématiser, la révolution des nouvelles technologies transforme peu à peu le RH qui passe d’un secrétariat un peu particulier à un vrai service de pilotage interne.
Cette transversalité est une chance pour les sociétés. Elle introduit un pilotage dynamique et efficient de l’entreprise et elle donne aussi naissance à une autre culture de l’entreprise. Tous les collaborateurs deviennent partie prenante de tous les projets en cours et voient l’implication de leur travail en temps réel au sein du dispositif.
Cette appartenance à la culture de l’entreprise est renforcée par une nouvelle vision de l’employé issue directement du marketing : l’expérience utilisateur ou expérience client.
Grâce à des outils logiciels choisis et personnalisés pour l’entreprise, grâce à des communications plus faciles au sein des services et grâce à la fameuse transversalité du management, le service RH obtient une vision hyper précise de la qualité de vie au travail.
L’information récoltée, son analyse et le croisement des données, font remonter par exemple des difficultés psychosociales, des soucis sur l’emploi du temps, des inadéquations entre le travail demandé et le travail effectué.
Comme lorsqu’on décortique le parcours d’un client, avant, pendant et après l’achat, on va pouvoir suivre de près le parcours d’un employé. On touche du doigt, dans ce domaine, la position centrale que prennent les services des ressources humaines et l’influence de ces analyses dans la vie même de l’entreprise.
C’est aussi pour cela que les service RH doivent être au centre de la transformation digitale et l’accompagner à tous les niveaux.
De nouvelles perspectives
On l’a souligné, la révolution numérique et la digitalisation impactent l’ensemble des services d’une entreprise, et le pôle RH devient le centre névralgique de ces changements profonds et inévitables.
C’est au directeur RH d’impulser la dynamique de numérisation en se basant, entre autres, sur la communication interne.
Il faut repenser le management en analysant les besoins, les anomalies et les freins à la production et trouver les solutions logicielles. Ces nouveaux outils digitaux doivent introduire une transversalité, une vision globale, un pilotage facilité de tous les secteurs internes.
Le service de ressources humaines aura à cœur d’impulser les audits internes, d’analyser les besoins et d’accompagner la direction vers une stratégie digitale gagnante. Il faudra de même certainement organiser des séances de formation.
Enfin, l’arrivée massive d’outils digitaux dans l’entreprise peut être mal vécue par des collaborateurs peu ou mal informés, ou ayant des réticences à l’utilisation des nouvelles technologies. Là aussi, le rôle du pôle RH est central : il doit, dès les prémices de la création de la stratégie de transformation digitale, intégrer l’ensemble des employés. Non seulement c’est une façon de tranquilliser ceux qui sont un peu effrayés mais c’est aussi un bon moyen d’identifier les employés plus à l’aise avec le monde digital. Ceux-ci pourront être des alliés, des relais, les ambassadeurs de ces changements et pourquoi pas des formateurs précieux alliant la connaissance du monde digital à celle de l’entreprise.
En conclusion, et comme beaucoup de secteur (comme celui du marketing ou de la comptabilité), les services de ressources humaines tireront leur épingle du jeu de cette transformation digitale en se transformant eux aussi.
De simples bureaux délivrant les fiches de paie et jonglant avec les congés du personnel, les ressources humaines deviennent petit à petit un outil de pilotage précieux pour tout dirigeant d’entreprise. De plus, l’attention sur le bien-être du personnel, souvent délaissée dans les RH “à l’ancienne”, est enfin devenue une préoccupation principale.