L’arrivée des nouvelles technologies numériques dans le monde de l’entreprise a durablement changé les processus de travail. Mais aussi le vocabulaire.
Dorénavant, on parle d’expérience client, d’inbound marketing, de big data, d’intelligence artificielle, etc. Et il n’est pas si évident de s’y retrouver dans tous ces termes souvent calqués sur l’anglais technique et proches les uns des autres.
On voit fleurir sur internet beaucoup d’articles au sujet des entreprises qui ont réussi (ou non) leur révolution numérique, leur transformation digitale, ou sur l’importance de bien négocier sa digitalisation.
Au sein même de notre cabinet conseil spécialisé en transformation digitale, il nous arrive de parler aussi de numérisation ou de transformation numérique. Pourtant, il existe vraiment des différences entre ces termes.
Faisons un point qui nous ramène à la naissance même de l’informatique
Numérisation : histoire de un et de zéro.
La numérisation est à la source de l’informatique. Avant la deuxième guerre mondiale, certains chercheurs développent la logique binaire. Sans rentrer dans les détails, tous les calculs peuvent se résumer à une décision, une dualité : oui ou non. Traduit en chiffres, cela donne 0 ou 1 : des numéros, voilà la base de la numérisation.
Ces génies mêlent souvent théorie et pratique et conçoivent soit des gadgets soit de vraies machines « fonctionnant », pour résumer, grâce à des relais qui sont soit ouverts, soit fermés. Boole, Shannon, Stibitz, le fameux Turing, Von Neuman, sont quelques-uns des savants qui ont développé ce qui donnera petit à petit naissance aux fameuses nouvelles technologies.
Car, très vite cette « simple » théorie binaire trouve des usages pratiques scientifiques, militaires puis civils, même si ceux-ci concernent d’abord les grandes entreprises, vu le prix exorbitant des premiers ordinateurs.
Aujourd’hui, on parle de numérisation quand on transforme un texte, une image, une vidéo, un élément matériel, en suite de nombres et de caractères. Au final, on obtient un élément immatériel traduit en « données numériques ». Ces données pourront ensuite être traitées par des outils logiciels ou instruments adéquats.
L’exemple le plus parlant est le scannage d’une page de texte que l’on peut ensuite envoyer par mail ou lire sur son écran d’ordinateur ou de smartphone.
Là où les choses se compliquent, c’est qu’en anglais « numéro » se dit « digit » et donc « numérisation » : « digitalization ». Or, on le sait, le monde technologique, avide de marketing, aime bien les anglicismes.
Cependant, avant de parler de transformation digitale, passons d’abord par la dématérialisation
Dématérialisation : halte au gâchis
Les processus numériques vont coloniser petit à petit tous les secteurs économiques mais aussi de la sphère privée. En plus de la rapidité de transfert et de la possibilité de traiter, de transformer les éléments numérisés, cette transformation introduit une nouvelle dimension : la dématérialisation. Ce terme est souvent confondu avec digitalisation, nous y reviendrons.
La dématérialisation introduit un nouvel aspect issu de la numérisation : le mariage entre l’aspect pratique et l’aspect environnemental.
Le principe est simple : éviter la production d’éléments physiques (feuilles de papier imprimées surtout) en produisant directement en numérique. Les avantages de la dématérialisation sont nombreux et vont au-delà du seul geste écologique : rapidité de production, variété des usages, diminution du stockage, etc.
Personne ne songerait plus à imprimer un mail pour le transmettre à un autre service. Un clic, et le document est envoyé. Le travail des collaborateurs d’une entreprise s’en trouve grandement facilité. À condition bien sûr qu’une vraie stratégie digitale soit définie. Car une dématérialisation contrainte ou mal négociée peut aussi paradoxalement faire perdre du temps ou introduire des erreurs.
Nous y reviendrons plus tard.
La démocratisation des ordinateurs, l’arrivée d’internet et de nouveaux outils (smartphones, tablettes, etc.) mais surtout l’usage de logiciels de plus en plus performants et transversaux ont durablement changé les usages. Exit les machines à écrire, fax et fichiers papier, la bureautique des entreprises est dorénavant complètement dématérialisée.
Et toutes ces données utilisables, le big data, fournissent un nombre impressionnant d’informations grâce à des logiciels d’analyse. À l’heure actuelle, on peut suivre l’ensemble d’un parcours client sur le web jusqu’au geste final d’achat. On peut donc personnaliser automatiquement le marketing de chaque prospect plutôt que faire des campagnes publicitaires extensives sur les anciens médias ne ramenant finalement que peu de clients.
Résumons : la numérisation transforme les éléments physiques en données, la digitalisation permet de travailler directement en mode « données ».
Mais qu’en est-il de la fameuse transformation digitale ?
Digitalisation : une stratégie globale
Le concept de digitalisation n’est plus, comme à l’arrivée des nouvelles technologies, un synonyme plutôt marketing de numérisation.
Il faut comprendre la digitalisation d’une entreprise comme une vraie stratégie touchant tous les process internes et les interactions avec l’extérieur : clients, fournisseurs, communication, marketing, etc.
La numérisation s’est faite petit à petit, un peu contraint et forcé. Personne ne voyait l’intérêt d’un site internet pour une entreprise au début du XXIe siècle. De nos jours, personne n’oserait dire qu’une société, même artisanale, n’a pas besoin d’un site web ou de présence sur les réseaux sociaux.
Beaucoup de personnes sont passées d’une comptabilité tenue sur des livres à un logiciel équivalent, les entreprises ont intégré au fur et à mesure des outils informatiques (scanners, imprimantes, etc. ) ou des logiciels. Le souci étant dans le « au fur et à mesure »…
La plupart des sociétés se retrouvent avec du matériel obsolète, des logiciels inadaptés, des solutions d’automatisation dépassées, des logiques de production accumulant doublons et anomalies.
À la rigueur, pour rester dans le champ du vocabulaire, l’élaboration d’une transformation digitale implique non seulement une transformation numérique et une digitalisation, mais aussi et surtout une vision d’ensemble, une vraie stratégie globale.
Elle doit introduire dans l’entreprise :
- une vraie qualité de travail pour l’ensemble des collaborateurs,
- la mise en place de solutions logicielles adaptées et adaptables,
- une gestion optimale des données numériques permettant entre autres d’organiser les stratégies futures,
- une automatisation des processus internes de la production, mais aussi du back-office comme la gestion des ressources humaines,
- un pilotage ergonomique de tous les leviers.
L’intérêt de réussir sa transformation digitale est triple : coller au défi des nouvelles technologies toujours en mouvement, répondre aux attentes des clients et avoir un temps d’avance sur la concurrence.
Et quoi de mieux qu’un regard extérieur et professionnel pour analyser les freins et proposer des solutions ?
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Un œil neuf et professionnel saura dénicher les soucis présents et les solutions futures pour que votre société récolte enfin les fruits de ces fameuses nouvelles technologies.