Investir dans le numérique est l’une des principales priorités des PME suisses aujourd’hui, pourtant beaucoup d’entre elles sont encore en retard en matière de digitalisation.
En 2016, 76 % des PME interrogées dans le cadre d’une étude de PwC Suisse estimaient que la numérisation allait radicalement changer le marché dans les cinq années à venir. Ce résultat sans compter la crise du coronavirus survenue à peine 3 ans plus tard, qui a fortement accéléré la numérisation des entreprises. Mais au travers notamment de la difficulté de certaines entreprises à faire face au télétravail ou de la négligence du commerce en ligne, la pandémie a démontré que beaucoup de PME suisses peinaient à se digitaliser.
Ceci peut s’expliquer par diverses raisons comme un manque de ressources financières, de temps ou encore de compétences dans le numérique, mais également par des réticences face à la transformation digitale, en raison d’un manque de savoir sur la manière de procéder à un tel changement. Expérience client, boutique en ligne, automatisation… avec les différentes solutions digitales existantes, pas facile de savoir par où commencer. Surtout que la transformation digitale implique une véritable réévaluation de son entreprise dans l’ère du numérique.
En effet, si la transformation digitale consiste concrètement à implémenter des technologies digitales au sein d’une entreprise, elle ne se résume pas simplement à la mise en place d’une solution digitale, comme une boutique en ligne, mais représente en réalité toute une réflexion sur le modèle d’affaire de l’entreprise et les différents aspects de son organisation.
La transformation digitale peut entre autres modifier la manière dont les données sont exploitées au sein d’une entreprise, ou faire évoluer les interactions avec le client. La nature et l’étendue de cette transformation dépend de l’entreprise concernée puisque chaque entreprise a ses propres besoins, ressources et façon d’envisager le changement. Certaines nécessitent simplement de réadapter un secteur donné de leur activité alors que d’autres requièrent une restructuration complète.
L’évolution dans le numérique doit donc être mûrement réfléchie avant de songer par exemple à adopter un nouvel outil. Pour être réellement efficace, ce dernier doit être implémenté dans le cadre d’une stratégie digitale définie et non pas à la va-vite. Il est alors important de se poser les bonnes questions et d’établir un plan d’action.
Voici 5 étapes importantes pour établir sa stratégie de transformation digitale :
1. Procéder à un diagnostic
La réflexion autour du digital commence tout d’abord par un examen détaillé des différents aspects de son entreprise. Avant d’envisager tout changement, il est important de connaître précisément sa situation actuelle. Cela passe d’une part par la réalisation d’un diagnostic permettant de mettre en lumière les points forts et les faiblesses de son business, et d’autre part par une évaluation de son degré de numérisation, aussi appelé maturité digitale.
Il convient de définir le fonctionnement de son entreprise en se posant les questions suivantes :
– Quels sont processus et infrastructures en place ?
– Quels sont les outils utilisés ?
– Comment les données sont-elles exploitées ?
– Comment les informations sont-elles communiquées (en interne et en externe) ?
– Quels sont les modes d’interaction avec le client ?
Il s’agit également d’évaluer les performances des différents niveaux de l’activité et de mettre en évidence les problèmes récurrents qui ont tendance à la freiner. Quels sont les différents problèmes qui reviennent sans cesse ? De quoi se plaignent régulièrement les collaborateurs ?
L’estimation du degré de numérisation de l’entreprise complète le diagnostic, l’avancée actuelle de l’entreprise dans le numérique servant de point de départ à la future transformation digitale. Des indices d’auto-évaluations mis à dispositions en ligne permettent de mesurer le degré de numérisation de son entreprise en jugeant par exemple de l’état de numérisation des processus ou des services de vente.
Ensemble, ces évaluations offriront une vision globale de toute l’activité de l’entreprise, permettant de faire ressortir les problématiques présentes qui informeront l’ensemble de la future stratégie digitale.
2. Définir un objectif
Une fois sa situation bien délimitée, la prochaine étape est la définition les objectifs de sa transformation digitale. Que cherche-t-on à accomplir : toucher un nouveau marché, améliorer l’expérience client, accélérer sa croissance… ? Quelles sont les problématiques auxquelles on souhaite répondre : un trop grand nombre d’erreurs de saisie, un surplus de retards de paiement, le manque de visibilité de sa marque… ? Et enfin quelles sont les solutions à envisager : la dématérialisation de documents, la mise en place d’un système de vente en ligne ou d’un outil de gestion… ?
Il n’est pas question de numériser à tout va, mais plutôt de juger des solutions pertinentes à sa situation.
Ainsi, cette étape de la réflexion amène d’autres interrogations plus spécifiques :
– Quel(s) secteur(s) faut-il numériser ?
– Quelles opérations doivent être soutenues par des technologies digitales ?
– Quel(s) outil(s) faut-il adopter ?
Établir un plan avec les objectifs à accomplir et les éventuelles solutions pour y arriver servira à délimiter le niveau de transformation digitale optimal pour sa situation. Ceci permettra d’éviter de futurs coûts inutiles dus soit à une transformation digitale plus étendue que nécessaire, soit à une transformation digitale trop faible n’apportant pas de réels changements, soit encore au choix de solutions digitales obsolètes conduisant à une transformation bancale.
3. Définir ses délais
Avec des objectifs fixés, une autre question se pose : en combien de temps souhaite-t-on voir la transformation prendre place ?
Le temps accordé à la transformation digitale informera aussi les choix dans la stratégie digitale à adopter ainsi que la mise en place de outils et processus. La transformation peut être segmentées en différentes étapes selon les objectifs à atteindre, les processus à mettre en place et les solutions à intégrer, avec différents délais pour chacun.
La transformation digitale étant un processus, elle ne se fera pas instantanément. Elle peut s’étendre sur plusieurs mois, voire plusieurs années. Cet aspect accentue l’importance de procéder à la transformation digitale dès aujourd’hui, pour être prêt dans un futur où les exigences numériques, de même nature que les QR codes ou e-factures, seront de plus de plus présentes au point où les entreprises n’ayant pas migré vers les solutions digitales ne pourront plus opérer.
Cette longue durée peut être source de frustration pour celles et ceux souhaitant observer des résultats instantanés à la transformation digitale, mais bien que ce processus prenne du temps, cela ne signifie pas qu’aucun bénéfice ne sera observable au fur et à mesure de sa mise en place.
Bien entendu, la durée de la transformation dépendra en majeur partie de l’étendu des changements nécessaires. S’il est question d’intégrer un nouvel outil, plutôt que de revoir entièrement la structure des opérations, alors la durée sera moins importante.
Autre point à garder à l’esprit : la transformation digitale évolue au gré des technologies. Les usages des consommateurs et méthodes de travail continueront à changer au fil du temps, il y aura donc toujours de nouvelles choses à implémenter ou à apprendre, faisant de la transformation digitale un processus continu.
4. Définir ses ressources
Les objectifs et délais ayant été établis, reste encore à calculer le budget nécessaire à la transformation digitale selon les objectifs à accomplir. L’étendu de la transformation digitale de son entreprise est sans surprise tributaire des ressources disponibles, il est donc possible que sa stratégie de digitalisation doive être réajustée selon le budget. Les ressources pouvant être mobilisées détermineront les solutions vers lesquelles se tourner pour répondre aux problématiques définies, tout autant que le niveau de priorité des différents problèmes devant être traités.
Si la question du budget représente un frein à la transformation digitale, la flexibilité de la digitalisation et le large choix de solutions de digitalisation donnent la possibilité d’adapter sa stratégie aux ressources disponibles. Il est également tout à fait possible de segmenter sa transformation en plusieurs étapes, pour l’introduire petit à petit et éviter ainsi des dépenses trop élevées d’un coup.
5. Consulter son équipe
La transformation digitale affecte l’entreprise à plusieurs les niveaux, faisant d’elle un processus collaboratif. Impliquer les secteurs et collaborateurs concernés dans chaque étape de la réflexion est essentiel. Chacun a sa propre contribution à apporter que ce soit dans la mise en avant des points à améliorer dans le fonctionnement de l’entreprise ou dans la proposition de nouvelles idées et solutions pour rendre le travail à la fois plus efficace et plus agréable.
Consulter son équipe tout au long du projet est également important pour jauger leur état d’esprit face aux changements à venir. Sont-ils plutôt motivés ou peu convaincus ? Sont-ils inquiets à l’idée de devoir changer leurs habitudes de travail, ont-ils peur d’être remplacés ? Tout en les impliquant dans le projet, rassurer les personnes réticentes et leur présenter clairement les avantages à gagner grâce à cette transformation permettra de les préparer aux changements pour vivre la transformation en douceur.
Les risques encourus s’il n’y pas de changement
La pandémie a fait ressortir les difficultés amenées par un manque ou trop faible degré de digitalisation pour les PME suisses, dès lors dans l’incapacité de répondre aux nouvelles réglementations et exigences du marché et aux demandes du client. Et si des retards dans la numérisation ne pénalisent pas toujours aujourd’hui, ils le feront certainement demain. Dans l’ère du numérique où les outils digitaux jouent un rôle de plus en plus important, anticiper la transformation digitale permet d’accueillir sereinement les nombreux changements à venir.
Qu’on ait besoin de restructurer complètement son entreprise ou simplement mieux développer sa présence en ligne, la transformation digitale n’est pas toujours une démarche évidente à entreprendre. La meilleure façon d’aborder ce projet de taille est en se posant les bonnes questions : un diagnostic de la situation, des objectifs ainsi que les délais et ressources associés bien définis, et une équipe impliquée guideront la réflexion autour de la digitalisation de son entreprise.
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