Les formations en transformation digitale

Il y a plus d’une soixantaines d’années, l’un des principaux outils de travail administratif était la machine à écrire. Il fallait faire très attention à ne pas commettre d’erreur dans les documents rédigés : une petite erreur de ponctuation pouvait se corriger à la main, mais plusieurs fautes et le document devait être à nouveau entièrement retapé. Pas de possibilité de stocker ses textes non plus, si un même document devait être envoyé à plusieurs personnes, il fallait retaper entièrement un nouvel exemplaire à chaque fois. Attention aussi à ne pas abîmer les feuilles de texte, sinon ils devaient être réécrits.

Le fax était l’outil utilisé pour transférer des informations à des clients ou fournisseurs ou en recevoir. À chaque document transmis, il fallait espérer que la copie soit bien arrivée sous une forme lisible comme il n’était pas garanti que le document soit toujours transmis en bonne qualité. La réserve d’encre et de papier de la machine devait être vérifier pour assurer le bon reçu de documents.

De plus, avec tous ces documents papier, il fallait être sûr qu’ils soient bien rangés et classés pour ne pas perdre trop de temps à les rechercher si besoin.

La situation est bien différente aujourd’hui. La machine à écrire et le fax ont été relégués au placard pour laisser place à l’ordinateur et à l’e-mail. Plus besoin entres autres de reprendre entièrement un document s’il y a des erreurs ou de retaper plusieurs fois les mêmes textes, les documents peuvent être corrigés et copiés sans problèmes. Les bureaux ne sont plus encombrés par une quantité astronomique de documents physiques. Et la communication d’information se fait instantanément sans l’utilisation superflu de papier.

Les outils de travail et canaux de communication ont donc beaucoup évolués au fil des années et ils continuent à progresser. Avec la digitalisation, certains outils disparaissent pour être remplacés par d’autres plus performants. Aujourd’hui, c’est par exemple au tour de la facture papier de laisser peu à peu place à un outil numérique, à savoir l’e-facture. Ce format numérique offre une grand avantages sur le format papier : alors que la facture papier nécessite plusieurs étapes avant d’être payée – mise en enveloppe, transport du fournisseur au client par un postier, saisie, validation – l’e-facture se règle en quelques clics.

L’univers digital évolue et provoque toujours plus de changements. Il est possible que l’utilisation du papier ne soit qu’un souvenir dans quelques années. D’autres outils sont voués à disparaître comme ce fût le cas de la machine à écrire et le fax avant eux. Certains métiers aussi. Dans le futur, les colis pourraient bien être envoyés par le biais de drones au lieu de postiers.

Anticiper la transformation digitale vous permet d’accueillir sereinement les nombreux changements à venir. Et comprendre ses enjeux, de même que connaître les solutions digitales qui s’offrent à vous et les exigences numériques requises par la Confédération, vous aide à entreprendre une transformation digitale qui répondra parfaitement à vos besoins et aux futures demandes du marché.

MCA SEED propose ainsi une formation pour vous apporter un savoir actuel de la transformation digitale et vous faire découvrir les nouveautés dans les canaux de communication et les outils de travail. L’objectif est de vous aider à faire un choix dans les options de digitalisation. Ces formations vous amèneront de nouvelles connaissances dans les données qui touchent à l’État (TVA en ligne, caisse de pension, etc.), aux banques (relations monétaires, ISO2022, etc.), aux solutions numériques (cloud, logiciels, plates-formes de travail, etc.) et aux usages client (site web, Big Data, etc.)s

Nos différentes formations

MCA SEED propose trois types de formation :

  • Numérisation administrative : vous apprendrez en quoi consiste la numérisation administrative (dématérialisation de documents, utilisation de tablettes ou d’une plateforme électronique, etc.).
  • Application des process : vous apprendrez comment les process numériques peuvent s’appliquer à votre entreprise.
  • Logiciel avec les process inclus : vous apprendrez à manier le logiciel qui prend en charge les process.

Pour toutes entreprises et organisations, de toutes tailles, compter en son sein un chef de projet digital est devenu une priorité. Cependant, cette obligation ne doit pas être vécue comme un fardeau, une épreuve à passer mais bien comme un renouveau apportant son lot de bénéfices, y compris sur le plan humain.

Nos formations en stratégie digitale s’adaptent à toutes les stratégies internes tout en veillant à améliorer les conditions de travail, car ce n’est pas l’humain qui doit se plier à la technologie mais le digital qui doit s’adapter à l’humain.

En résumé, la personne formée pourra intervenir sur deux projets bien distincts.

Piloter sa transformation numérique globale

Nous donnerons les clés pour accompagner et chapeauter la transformation digitale totale de l’ensemble de l’entreprise. Ces managers initieront et accompagneront l’ensemble des services dans leur transformation profonde. Leur but sera de rattraper les retards ou dysfonctionnements, suivre l’évolution technologique mais surtout donner naissance à une nouvelle vision du travail en synergie. Le principe de base étant d’allier outils digitaux, agilité et transversalité.

La philosophie accompagnant cette transformation est d’optimiser toutes les tâches des employés, collaborateurs, services, en mariant ergonomie, gain de temps et efficacité.

Réussir sa transformation numérique ne se limite pas à choisir les outils numériques ou des logiciels performants. Il s’agit plutôt d’intégrer le digital dans une stratégie globale débouchant, entre autres, sur une augmentation durable du chiffre d’affaires de l’entreprise.

De nos jours, des outils numériques, comme de puissants logiciels personnalisables, permettent de piloter l’ensemble des tâches d’une entreprise et d’en tirer le maximum d’informations. Les ERP ou progiciels de gestion intégrée, par exemple, centralisent le pilotage de la totalité des processus d’une société, du pôle comptabilité aux RH (ressources humaines), du service comptable à la chaîne de production. De même, les CRM (customer relationship management) facilitent la gestion de la relation client et proposent une vision globale de son parcours pour accroître sa fidélité et trouver facilement des prospects.

Intégrer le digital dans un service spécifique

Les formations en transformation numérique dispensées par MCA, si elles sont pensées pour la transversalité des services, permettent aussi de piloter la numérisation d’une branche spécifique de votre société.

Nous pensons ainsi au marketing et au service commercial, deux secteurs où les nouveaux usages issus des nouvelles technologies se font le plus pressant.

En effet, l’analyse des données, le fameux Big Data, ouvre des perspectives nouvelles dans les relations avec les clients. Dorénavant, les outils spécifiques, efficaces et pouvant être personnalisés à l’extrême, permettent de suivre persona et client dans leur parcours d’achat en temps réel.

Il y a encore peu de temps, cette analyse poussée du Big Data était réservée aux grandes entreprises, qui pouvaient se permettre d’embaucher un analyste de données et s’offrir des logiciels souvent très coûteux.

À l’heure actuelle, il existe des solutions d’automatisation des tâches et de suivi, d’analyse des données et de l’expérience client peu onéreuses et pourtant très complètes.

Des formations personnalisées mais exhaustives

Votre entreprise n’est pas comme les autres, MCA ne va pas calquer sa formation en transformation digitale. Avant d’entamer toute formation, une réunion sert à définir la stratégie voulue par votre entreprise pour un programme personnalisé.

Notre connaissance des logiciels et outils numériques, des nouvelles technologies de communication, et du monde des entreprises dans sa globalité nous permet de nous adapter à toutes les situations. Que vous soyez une grande entreprise, une PME, une association ou une organisation gouvernementale.

Le but final de ces formations en transformation numérique est de fournir un éventail complet de solutions pour, dans un premier temps, analyser l’ensemble des freins, des anomalies et des blocages dans toute la structure ou dans certains services spécifiques. Avant de fournir une vraie stratégie gagnante.

Plus qu’une liste de solutions, nos formations intègrent avant tout l’apprentissage pour :

  • obtenir une vision globale de toutes les tâches de l’entreprise
  • entrer dans le détail des tâches de chaque poste et son interaction avec d’autres services
  • trouver des solutions exclusives et personnalisées
Voici en quoi consiste, en résumé, le plan de nos formations:

  1. Décryptage des différentes tâches à optimiser : le manager en digitalisation doit savoir reconnaître les freins, les doublons issus d’une mauvaise utilisation des outils et logiciels, ou de la non-compatibilité de ces derniers avec les résultats attendus.
  2. Connaissance des solutions, des méthodes, des derniers outils numériques : nous évoquons les différentes nouveautés mais aussi des solutions « basiques » et pratiques ayant fait leurs preuves.
  3. Savoir comment partager, informer et former les collaborateurs aux nouvelles méthodes et solutions digitales : qu’elles concernent des logiciels ou de nouveaux outils dématérialisés (cloud, plate-forme de travail numérique, etc) ou physiques : tablettes, smartphones, etc.
  4. Proposer, si le cas se présente, des organisations internes disruptives : souvent la transformation numérique s’accompagne de nouvelles manières de penser le travail, d’intégrer d’autres services, d’autres ergonomies, d’initier une certaine transversalité entre confort de travail et efficacité.
  5. La stratégie globale de son application non seulement au niveau de l’agenda mais aussi sur le plan économique. De plus, le manager digital doit penser au futur sans oublier dans ses réflexions la gestion de crise avec la mise en place du télétravail et les changements à venir : nouveaux marchés, nouveaux produits, etc.
  6. Savoir piloter le projet de transformation numérique du début à la fin en intégrant bien évidemment la gestion des coûts.
  7. Rendre compte à chaque étape et tout au long du projet de transformation digitale des avancées, des soucis éventuels non seulement à ses supérieurs mais aussi à l’ensemble des collaborateurs. La digitalisation ne peut se faire que dans l’investissement de chacun.
  8. Savoir maintenir une gestion sur le long terme et au jour le jour. Le projet de numérisation ne doit pas se terminer sèchement mais doit suivre l’évolution des mœurs numériques.

Un soin particulier durant la formation sera apporté à plusieurs volets bien spécifiques :

  • l’intégration de l’analyse du Big Data
  • l’importance de celui-ci dans l’approche marketing
  • la visibilité de l’entreprise notamment sur le web en général et sur Google en particulier
  • la communication externe mais aussi interne
  • l’importance de l’expérience client

De nos jours, aucune organisation, qu’elle soit une TPE, une PME à échelle internationale, voire même une association, ne peut se passer de redéfinir sa stratégie digitale, de mettre à jour ses outils et sa manière de travailler en fonction de la révolution numérique en cours.

Devant ce véritable défit exaltant, qui peut, en même temps faire un peu peur, faites confiance aux formateurs de MCA SEED pour trouver des solutions personnalisées, économiquement viables et surtout extrêmement efficaces.