Verwaltung

Ikone der internen Strukturierungsdienste von MCA Seed

Organisation von Flüssen

Gut organisierte Abläufe (Finanzen, Verwaltung, Informationen usw.) innerhalb eines Unternehmens, die durch die richtigen Prozesse unterstützt werden, tragen zu einem erfolgreichen Geschäft bei.

Ein uneinheitlicher Fluss, fehlende Prozesse oder eine schlecht angepasste Prozessintegration kosten oft Zeit und Geld.

Die Analyse der Abläufe in Ihrem Unternehmen kann Ihnen zeigen, ob Ihr Flussmanagement uneinheitlich ist und Ihre Leistung behindert oder ob es im Gegenteil perfekt funktioniert. Diese Analyse stützt sich hauptsächlich auf ein Organigramm, in dem die verschiedenen Abläufe in Ihrem Unternehmen sowie die Akteure, die mit jedem dieser Abläufe interagieren, erfasst und schematisch dargestellt werden.

Je nach Ergebnis der Analyse kann es notwendig sein, die Prozesse, die in die Steuerung der Abläufe eingebunden sind, zu überdenken, um mehr Flüssigkeit zu bringen.

Die MCA Seed Academy bietet Ihnen Schulungen an, um Ihnen alle Analyseinstrumente zur Verfügung zu stellen, die Sie benötigen, um die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu untersuchen, sowie Beratung zu Lösungen für organisierte und kohärente Abläufe.

Illustration Flow Organization Management | MCA Seed
Illustration Buchungskalender | MCA Seed

Agenda für Buchungen

Eine Bewertung Ihrer Buchhaltung: Gibt es Vorgänge, bei denen Sie durch Automatisierung und die Einführung digitaler Hilfsmittel Zeit sparen könnten ?

Um die Buchhaltung Ihres Unternehmens zu vereinfachen, kann z. B. die Verwaltung Ihrer wiederkehrenden Buchungen automatisiert werden. Das heißt, wenn einer Bank Daueraufträge erteilt wurden, ist es mithilfe von Software, die durch künstliche Intelligenz unterstützt wird, möglich, die Buchungen zu automatisieren.

Automatisierte Prozesse verringern die Eingabezeit und ersparen Ihnen sich wiederholende manuelle Arbeitsschritte, die wertvolle Zeit kosten. Außerdem werden dadurch potenzielle Eingabefehler vermieden.

Die MCA Seed Academy präsentiert Ihnen Schulungen, wie Sie Ihre Buchungen am besten organisieren, und gibt Ihnen Ratschläge und Informationen zu allen digitalen Möglichkeiten, die die Buchhaltung bietet.

Schulung und Einführung von Prozessen

Das Nachdenken über die Prozesse Ihres Unternehmens dreht sich um die Handlungen, die erforderlich sind, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Eine Reihe von Fragen muss gestellt werden, um die richtigen Prozesse für eine effektive Verwaltung zu strukturieren :

  • Welche Aufgaben müssen erledigt werden, damit Ihr Unternehmen laufen kann ?
  • Wie lässt sich eine erforderliche Aufgabe am besten erledigen ?
  • Welche Beziehungen bestehen zwischen den verschiedenen Prozessen ?
  • Welche Verantwortung ist mit einer bestimmten Aufgabe verbunden ?
  • Welche Ressourcen werden benötigt, um die genannten Aufgaben zu erfüllen ?

Das Ziel ist es, die Dinge so einfach wie möglich zu halten, um die Arbeitsbelastung zu kontrollieren und Zeit für Aufgaben mit geringem Wert zu gewinnen.

Die MCA Seed Academy bietet Schulungen an, die Ihnen dabei helfen, die Prozesse Ihres neu gegründeten Unternehmens zu definieren und zu integrieren, oder die Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse neu zu gestalten, um sie effizienter zu gestalten.

Illustration Einführung von Prozessen | MCA Seed

Messtabelle

Für die Überwachung Ihres Cashflows ist die Erstellung einer Tabelle zur Messung des Cashflows bzw. des Netto-Cashflows von entscheidender Bedeutung.

Wenn Sie insbesondere die monatlichen Zahlungsausgänge und die Eingänge der ausgestellten Rechnungen bewerten, erhalten Sie einen besseren Einblick in Ihre Liquidität. So können Sie die Finanzen Ihres Unternehmens analysieren, mögliche Komplikationen vorhersehen und die Risiken durch vorbeugende Maßnahmen verringern.

Dabei sollen vor allem zwei Fragen beantwortet werden :

  • Wie hoch ist Ihr aktueller Bargeldbestand ?
  • Wie wird sich dieses Niveau im nächsten Monat potenziell entwickeln ?

In den von der MCA Seed Academy angebotenen Schulungen lernen Sie, wie Sie eine Messtabelle erstellen, Ihren Cashflow richtig berechnen und mit Hilfe digitaler Tools eine Liquiditätsüberwachung einrichten, um die wirtschaftliche Gesundheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten.

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Klärung von internen Aufgaben

Die Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten wirkt sich auf die Leistung eines Unternehmens aus. Tatsächlich ist es schwieriger, zusammenzuarbeiten und organisiert zu bleiben, wenn die internen Aufgaben oder Verantwortlichkeiten nicht festgelegt sind. Doppelte Arbeit, eine vergessene Aufgabe, eine Verzögerung bei der Erledigung einer Aufgabe – das sind die Risiken einer schlechten internen Aufgabenverwaltung.

Bei der Aufgabenklärung geht es also darum, die zu erledigenden Aufgaben genau zu definieren und sie entsprechend den Kompetenzen der beteiligten Teams sowie ihrer Arbeitsbelastung zu verteilen. Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten müssen klar definiert und mit genauen Anweisungen versehen sein, damit jeder Mitarbeiter weiß, was er zu tun hat, bis wann und wer bei Bedarf zu Rate gezogen werden muss.

Eine Schulung wird Ihnen helfen, Ihre internen Aufgaben klar und einheitlich zu organisieren und dabei darauf zu achten, dass Sie die Arbeitslast gut verteilen, um Ihre Verwaltung möglichst effizient zu gestalten.

Illustrationsgestaltung 'Organisation' | MCA Seed Academy
Illustration Ausgabenplanung | MCA Seed

Bessere Vermeidung von Verspätungen

Ein Zahlungsverzug kann für Unternehmen sehr belastend sein, da er zusätzliche Kosten verursacht, die sich negativ auf die Liquidität auswirken können.

Angenommen, Sie betreiben ein Sanitärunternehmen und kaufen vier Heizkessel für 110.000 CHF. Wenn Sie diese Rechnung nicht bezahlen können und der Lieferant Ihnen weitere 2% auf die unbezahlten Rechnungen berechnet, müssen Sie 2200 CHF zusätzlich bezahlen, ein Betrag, der nicht in die Entwicklung Ihres Unternehmens fließen kann.

Dieses Problem ist umso größer, wenn sich die überfälligen Rechnungen häufen. Eine zusätzliche Gebühr für eine Rechnung über 100.- mag „nicht viel“ erscheinen, aber wenn es um mehrere hundert unbezahlte Rechnungen über 100.- geht…

Neben dem finanziellen Aspekt wirken sich verspätete Zahlungen auch negativ auf Ihren Ruf und die Beziehungen zu Ihren Lieferanten aus.

Um solche Situationen zu vermeiden, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um verspätete Zahlungen zu verhindern. Automatische Zahlungserinnerungen, detaillierte Verfolgung der ausstehenden Lieferantenzahlungen, Automatisierung bestimmter Prozesse zur Beschleunigung der Zahlungsabwicklung.

In einer Schulung wird Ihnen vermittelt, wie Sie mithilfe verschiedener Methoden und unterschiedlicher Prozesse und Instrumente Zahlungsverzögerungen wirksam vorbeugen können, um Ihre Liquidität besser zu verwalten und Ihren Ruf zu pflegen.

Planung von Ausgaben

Damit Ihr Unternehmen stets leistungsfähig ist, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Hardware auf dem neuesten Stand und funktionstüchtig ist.

Wenn Sie einen Plan für die Erneuerung Ihrer Infrastruktur (Computer, Bildschirme, Bürostühle, Drucker usw.) erstellen, können Sie ein Budget für die damit verbundenen Ausgaben verwalten.

Bei der Planung der Hardware-Erneuerung sollten Sie das Alter der eingesetzten Geräte, ihren aktuellen Zustand und die Bedürfnisse der Mitarbeiter im Auge behalten.

Die Änderung der Infrastruktur ergibt sich zwar zum Teil aus dem Zustand der aktuellen Hardware, sie kann aber auch von den neuesten Entwicklungen und den Bedürfnissen der Mitarbeiter beeinflusst werden. Vielleicht würden sie z. B. davon profitieren, wenn sie größere Bildschirme an ihren Computerarbeitsplätzen verwenden könnten, um besser lesbar zu sein ?

Eine Schulung wird Sie darin unterweisen, wie Sie Ihre Ausgaben am besten planen, damit Sie immer über eine funktionierende Infrastruktur verfügen und gleichzeitig Ihr Budget im Griff haben.

Illustration bessere Verhinderung von Verspätungen | MCA Seed

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