Projektmanagement

Ikone der internen Strukturierungsdienste von MCA Seed

Kostenvoranschlag

Eine Bewertung der bestehenden Prozesse: Wie lange brauchen Sie, um einen Kostenvoranschlag zu erstellen ? Wie viele Personen sind am Verkaufsprozess vom Angebot bis zur Rechnungsstellung beteiligt ? Gelingt es Ihnen leicht, Kostenvoranschläge nachzuverfolgen ? Wie lange dauert es, bis Sie einen Kostenvoranschlag anmahnen ?

Die Analyse der mit dem Angebot verbundenen Prozesse in Ihrem Unternehmen wird Ihnen zeigen, ob Sie Ihren Verkaufsprozess komplett umgestalten müssen, ob einige Punkte verbesserungswürdig sind oder ob alles reibungslos funktioniert.

Je nachdem, wie Ihr Geschäft funktioniert, könnte z. B. die Digitalisierung und Automatisierung bestimmter Prozesse Ihnen Zeit sparen und Ihren Mitarbeitern das Leben erleichtern. Wichtig ist dabei, dass der Prozess so funktioniert, wie es für Ihr Unternehmen am besten ist.

Die MCA Seed Academy bietet Ihnen Schulungen an, damit Sie die in Ihrem Unternehmen eingeführten Prozesse analysieren können und über die verschiedenen Methoden und Lösungen informiert werden, die Ihnen zur Verfügung stehen, um die Prozesse bei Bedarf umzustrukturieren und zu vereinfachen.

Illustration Angebot | MCA Seed
Illustration Lieferantenbestellung | MCA Seed

Lieferantenbestellungen (Bestand)

Eine Bewertung der bestehenden Prozesse: Wie viele Personen sind an Ihren Beschaffungsprozessen beteiligt ? Wie lange brauchen Sie, um ein Bestellformular zu erstellen ? Gelingt es Ihnen leicht, Bestellungen nachzuverfolgen ? Verfügen Sie über einen Echtzeit-Überblick über Ihre Lagerbestände ? Sind Sie häufig mit Lieferengpässen oder Fällen von Überlagerung konfrontiert ?

Die Analyse der Prozesse im Zusammenhang mit Lieferantenbestellungen und Lagerbeständen in Ihrem Unternehmen ermöglicht es Ihnen, die Effizienz Ihrer Lieferkette einzuschätzen. Vielleicht könnten einige Prozesse verbessert werden oder sogar die gesamte Lieferkette.

Die Kontrolle der Lagerbestände zum Beispiel könnte durch automatisierte Prozesse unterstützt werden, die Ihnen helfen, die Bestände entsprechend der Kundennachfrage zu halten.

Durch die Schulungen der MCA Seed Academy werden Sie in die Lage versetzt, die Verwaltung Ihrer Lieferantenbestellungen von A bis Z zu beherrschen, indem Sie die richtigen Prozesse für eine einfache, aber optimale Verwaltung festlegen.

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Verwaltung von Einrichtung

Ein neuer Prozess muss gut durchdacht sein, bevor er in einem Unternehmen eingeführt wird. Es muss sichergestellt werden, dass es so gestaltet ist, dass es effektiv ist und gleichzeitig im Rahmen des Machbaren bleibt.

Die Vorbereitung neuer Prozesse beginnt mit dem Prozessdesign, in dem festgelegt wird, was der Prozess leisten soll, aus welchen Schritten er besteht, wer an diesen Schritten beteiligt ist und welches Werkzeug oder welche Werkzeuge bei der Durchführung des Prozesses verwendet werden. Zur besseren Übersichtlichkeit wird der Prozess über ein Flussdiagramm schematisch dargestellt. Es werden Fristen für die Umsetzung gesetzt, die sich nach den Bedürfnissen und dem Machbaren richten.

Sobald der grundlegende Plan steht, wird der Prozess implementiert und anschließend getestet. Eine Analyse des Prozesses ist notwendig, um zu beurteilen, ob Anpassungen vorgenommen werden müssen, um den Prozess für alle Beteiligten so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.

Um eine reibungslose Umsetzung in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten, werden Sie in Schulungen darüber aufgeklärt, wie Sie vorgehen, Prozesse planen und analysieren und worauf Sie achten müssen.

Illustration Einrichtungsmanagement | MCA Seed
Illustration Verwaltung von Begleitdokumenten | MCA Seed

Verwaltung von Begleitdokumenten

Bei Transaktionen muss Ihr Unternehmen zusätzlich zu den Rechnungen verschiedene Dokumente und Informationen verwalten, z. B. Prospekte, Gebrauchsanweisungen oder andere Dokumente, die mit dem Gegenstand der Transaktion in Zusammenhang stehen.

Wenn Sie z. B. ein Elektrofahrrad kaufen, erhalten Sie neben den administrativen und finanziellen Unterlagen auch ein Dokument über den Batterietyp, der in dem Fahrzeug verwendet wird.

Es ist auch möglich, dass Sie für die Kommunikation mit den Herstellern über Online-Seiten gehen müssen, die Passwörter erfordern. Sie haben also zusätzlich zu den produktbezogenen Begleitdokumenten auch noch sensible Informationen zu verwalten.

So müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine wirksame Methode zur Klassifizierung, Bearbeitung und Archivierung aller Dokumente, die mit Ihren Geschäften in Zusammenhang stehen, einführen, um zu vermeiden, dass sich physische Dokumente in Ihren Räumlichkeiten ansammeln oder dass durch eine falsche Ablage von Dokumenten Zeit verloren geht.

Die Verwaltung von Begleitdokumenten kann insbesondere durch DMS erleichtert werden, d. h. die Verwaltung von Dokumenten in papierloser Form, verstärkt durch automatisierte Prozesse für die Ablage und Bearbeitung jedes einzelnen Dokuments.

Eine Schulung wird Ihnen helfen, ein einfaches, aber wirksames System zur Verwaltung Ihrer Begleitdokumente einzurichten, damit alle Ihre Transaktionen reibungslos ablaufen.

Verfolgung von Anzahlungen und Rechnungen

Eine Bewertung der bestehenden Prozesse: Wie lange brauchen Sie, um eine Rechnung zu erstellen ? Wie viele Personen sind am Rechnungsstellungsprozess beteiligt ? Häufen Sie unbezahlte Rechnungen an ? Wie lange dauert es, bis Sie eine unbezahlte Rechnung anmahnen ?

Wie bei Angeboten hilft Ihnen eine Analyse der mit Rechnungen und Anzahlungen verbundenen Prozesse in Ihrem Unternehmen dabei, zu verstehen, ob es von Vorteil wäre, Ihren Rechnungsstellungsprozess neu zu gestalten, ob bestimmte Punkte verbessert werden können oder ob alles reibungslos funktioniert.

Falls noch nicht geschehen, würde z. B. die Automatisierung des Mahnwesens für unbezahlte Rechnungen dazu beitragen, die Zahl der unbezahlten Rechnungen zu senken und gleichzeitig dem Verwaltungspersonal Zeit zu sparen, da es weniger Handgriffe machen muss.

Um sicherzustellen, dass die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimiert werden, können Sie Schulungen in Anspruch nehmen.

Sie können von Schulungen profitieren, in denen Sie lernen, wie Sie die bestehenden Prozesse analysieren können, indem Sie einen Leitfaden erhalten und über die verschiedenen Verbesserungsmöglichkeiten informiert werden, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Illustration Folgezahlungen und Rechnungen | MCA Seed

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