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Management des projets

Icone des services de structuration interne de MCA Seed

Devis

Une évaluation des processus en place : Combien de temps vous faut-il pour réaliser un devis ? Combien de personnes sont-elles impliquées dans le processus de vente du devis à la facturation ? Arrivez-vous aisément à assurer le suivi des devis ? Combien de temps vous faut-il pour relancer un devis ?

L’analyse des processus liés au devis au sein de votre entreprise vous indiquera s’il est nécessaire de réaménager complétement votre processus de vente, si certains points peuvent être améliorer, ou si tout fonctionne parfaitement.

Selon la manière dont votre activité fonctionne, la numérisation et l’automatisation de certains processus par exemple pourraient vous faire gagner en temps et simplifier la vie de vos collaborateurs. L’important étant de s’assurer que le processus fonctionne de la façon la plus optimale pour votre entreprise.

MCA Seed Academy vous propose des formations pour que vous soyez à même d’analyser les processus mis en place dans votre activité et que vous soyez renseignés sur les différentes méthodes et solutions à votre disposition pour restructurer et simplifier les processus si nécessaire.

Illustration devis | MCA Seed
Illustration commande fournisseur | MCA Seed

Commandes fournisseurs (stock)

Une évaluation des processus en place : Combien de personnes sont impliquées dans vos processus d’approvisionnement ? Combien de temps vous faut-il pour créer un bon de commande ? Arrivez-vous aisément à assurer le suivi des commandes ? Disposez-vous d’une vue d’ensemble en temps réels de vos niveaux de stocks ? Êtes-vous souvent confrontés à des ruptures de stock ou des cas de surstockage ?

L’analyse des processus liés au commandes fournisseurs et au stock au sein de votre entreprise vous permettra d’estimer l’efficacité de votre chaîne d’approvisionnement. Peut-être que certains process pourraient être améliorés, voire la chaîne d’approvisionnement dans son ensemble.

Le contrôle des niveaux de stocks par exemple pourrait être soutenu par des processus automatisés, vous aidant à maintenir les stocks en fonction des demandes de la clientèle.

Par le biais des formations de MCA Seed Academy, vous parviendrez à maîtriser la gestion de vos commandes fournisseur de A à Z en posant les bons processus pour une gestion simple mais optimale.

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Gestion de la mise en place

Un nouveau processus doit être mûrement réfléchi avant d’être mis en œuvre dans une entreprise. Il faut s’assurer qu’il soit conçu de manière à être efficace tout en restant dans la mesure du réalisable.

La préparation de nouveaux processus passe tout d’abord par la conception du processus avec la définition de ce qu’il doit accomplir, les différentes étapes qui le composent, des personnes étant impliqués dans ces étapes et du ou des outil(s) utilisé dans la réalisation de ce processus. Pour plus de clarté, le processus est schématisé via un organigramme. Des délais sont posés pour la mise en œuvre en fonction des besoins et de ce qui réalisable.

Une fois le plan de base posé, le processus est mis en œuvre puis testé. Une analyse du processus est nécessaire afin de juger si des ajustements doivent être effectués pour que le processus soit aussi simple et efficace que possible pour toutes les personnes impliquées.

Pour garantir une mise en œuvre sans accroche dans votre entreprise, des formation vous instruisent sur les démarches à suivre, la planification et l’analyse des processus et les aspects auxquels il faut rester attentifs.

Illustration gestion de la mise en place| MCA Seed
Illustration gestion documents annexes | MCA Seed

Gestion des documents annexes

Lors des transactions, votre entreprise doit gérer divers documents et informations en addition des factures, comme des prospectus, des modes d’emplois, ou autre document annexe à l’objet concerné par la transaction.

Si vous achetez un vélo électrique par exemple, vous aurez en plus des documents administratifs et financiers un document concernant le type de batterie utilisé par le véhicule.

Il est aussi possible que vous deviez passer par des pages en ligne pour la communication avec les fabricants, pages requérant des mots de passe. Vous avez donc en plus des documents annexes liés au produit, des informations sensibles à gérer.

Ainsi, vous devez veiller à mettre en place une méthode efficace de classification, de traitement et d’archivage pour tout document annexe à vos transactions, afin d’éviter l’accumulation de documents physiques dans vos locaux ou encore la perte de temps provoquée par un mauvais classement des documents.

La gestion des documents annexes peut être notamment facilitée par la GED, c’est-à-dire la gestion de documents sous forme dématérialisée, renforcée par des processus automatisées pour le classement et le traitement de chaque document.

Une formation vous aidera à mettre en place un système simple mais efficace de gestion de vos documents annexes pour que toutes vos transactions se passent sans encombre.

Suivi des acomptes et factures

Une évaluation des processus en place : Combien de temps vous faut-il pour créer une facture ? Combien de personnes sont-elles impliquées dans le processus de facturation ? Accumulez-vous les factures impayées ? Combien de temps vous faut-il pour relancer une facture non-payée ?

Comme pour les devis, l’analyse des processus liés aux factures et acomptes au sein de votre entreprise vous permettra de comprendre s’il serait bénéfique de réaménager votre processus de facturation, si certains points peuvent être améliorés, ou si tout fonctionne parfaitement.

Si ce n’est pas déjà fait, automatiser la relance des factures non-payées par exemple contribuerait à réduire le nombre d’impayés tout en faisant gagner du temps au personnel administratif puisqu’ils auront moins de manipulations à réaliser.

Pour veiller à ce que les processus en place dans votre entreprise soient optimisés, vous pouvez bénéficier de formation

Vous pouvez bénéficier de formation qui vous apprendront comment analyser les processus en place en vous fournissant une marche à suivre, et vous renseigneront sur les diverses possibilités d’améliorations à votre disposition.

Illustration Suivi acomptes et factures | MCA Seed

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